نرم افزار مدیریت پروژه دیسیپلین

دیسیپلین چیست و چرا فقط یک تسک منیجر ساده نیست
دیسیپلین را نباید فقط با برچسب تسک منیجر شناخت. تسک منیجر ساده یعنی ابزاری که در آن کارها را می نویسید و نهایتا تیک می زنید. اما مدیریت واقعی تیم فقط نوشتن کارها نیست باید مشخص باشد چه کاری باید انجام شود، چه کسی مسئول آن است، تا چه زمانی باید تحویل داده شود، اولویت آن چقدر است، در کدام پروژه قرار دارد و در کدام مرحله از اجراست.

دیسیپلین تلاش می کند به همه این سوال ها در یک فضای کاری پاسخ بدهد. یعنی به جای اینکه تیم بین پیام رسان، فایل اکسل، تقویم، ترلو، نشن، گوگل شیت و پوشه های پراکنده جابه جا شود، بخش بزرگی از عملیات روزانه را در یک محیط واحد مدیریت کند.

برای مدیر تیم، این موضوع شبیه داشتن یک اتاق فرمان است. اگر پروژه ها را مثل چند قطار در حال حرکت تصور کنیم، دیسیپلین نقش تابلوی کنترل ایستگاه را دارد نشان می دهد هر قطار کجاست، چه زمانی می رسد، کجا گیر کرده و کدام مسیر نیاز به توجه فوری دارد.

چرا تیم های کوچک و متوسط به نرم افزار مدیریت پروژه نیاز دارند
خیلی از مدیران تیم های کوچک فکر می کنند ابزار مدیریت پروژه فقط برای شرکت های بزرگ است. این تصور اشتباه است. اتفاقا تیم های کوچک و متوسط بیشتر به نظم نیاز دارند، چون معمولا منابع محدودتری دارند و هر تأخیر، هر سوءتفاهم و هر دوباره کاری، مستقیم به بهره وری ضربه می زند.

در تیم های کوچک، یک نفر ممکن است هم زمان چند نقش داشته باشد. مثلا مدیر مارکتینگ ممکن است هم کمپین را مدیریت کند، هم محتوا را بررسی کند، هم با طراح هماهنگ باشد، هم گزارش فروش را پیگیری کند. بدون ابزار، این مدل کار کردن خیلی زود تبدیل به فرسودگی می شود.

نرم افزار مدیریت پروژه کمک می کند کارها از ذهن افراد خارج شوند و وارد سیستم شوند. وقتی کار وارد سیستم شد، قابل دیدن، قابل پیگیری، قابل اولویت بندی و قابل گزارش گیری می شود.

امکانات اصلی دیسیپلین در مدیریت پروژه و مدیریت وظایف
مدیریت پروژه در دیسیپلین چطور کار می کند
در دیسیپلین، پروژه ها زیرمجموعه تیم ها تعریف می شوند. یعنی شما می توانید برای هر تیم، پروژه های جداگانه بسازید. هر پروژه می تواند اعضای خودش، رنگ، آیکون، کانبان، گفتگو و تنظیمات مخصوص خودش را داشته باشد.

این ساختار برای تیم هایی که چند پروژه هم زمان دارند خیلی مهم است. مثلا یک آژانس دیجیتال مارکتینگ ممکن است هم زمان پروژه سئو، کمپین تبلیغاتی، تولید محتوا، طراحی سایت و مدیریت شبکه های اجتماعی چند مشتری را جلو ببرد. اگر این پروژه ها در یک لیست واحد ریخته شوند، خیلی زود همه چیز قاطی می شود.

مدیریت وظایف در دیسیپلین چه امکاناتی دارد
تسک ها قلب اجرایی دیسیپلین هستند. در هر تسک می توان عنوان، توضیحات، پروژه مرتبط، اولویت، تاریخ شروع، ددلاین، مسئولین، چک لیست، برچسب رنگی، فایل ضمیمه، وضعیت و حتی تنظیمات تکرارشونده را ثبت کرد.

این یعنی تسک در دیسیپلین فقط یک جمله کوتاه مثل طراحی بنر نیست. تسک می تواند به یک واحد اجرایی کامل تبدیل شود با مسئول مشخص، زمان مشخص، فایل های مرتبط، توضیحات دقیق و مسیر پیگیری.

اولویت بندی تسک ها
همه کارها اهمیت یکسان ندارند. اولویت پایین، متوسط، بالا و حیاتی کمک می کند تیم انرژی خود را روی کارهای مهم تر بگذارد.

چک لیست داخل تسک
کارهای بزرگ به قدم های کوچک تر شکسته می شوند تا جزئیات در ذهن افراد گم نشود.

فایل ضمیمه
فایل طراحی، گزارش، تصویر، قرارداد یا Brief کنار همان تسکی می ماند که به آن مربوط است.

تسک تکرارشونده
کارهای روتین، گزارش های هفتگی و پیگیری های ثابت لازم نیست هر بار از صفر ساخته شوند.